AGENCIA DE ADUANAS SERVADE SA NIVEL 1, como responsable del tratamiento de datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de comercialización y contacto; y dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se permite informar a continuación sus políticas para el tratamiento de la información y datos personales que reposan en las bases de datos de Servade.

En estas políticas usted encontrará los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales, los medios por los cuales SERVADE efectúa su recolección, los mecanismos de seguridad dispuestos por la compañía para garantizar la privacidad y protección de los datos personales, los mecanismos dispuestos para la atención de peticiones, consultas y reclamos, el tratamiento al cual podrán ser sometidos los datos personales y la finalidad de dicho tratamiento, entre otras.

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1. RESPONSABLE DEL MANEJO DE DATOS.

• Razón Social: Agencia de Aduanas Servade SA Nivel 1
• NIT: 860.514.173-2
• Domicilio Principal: Bogotá, Colombia.
• Dirección del domicilio principal: Cra. 73 Nº 48-46
• Correo electrónico para notificaciones: servicio@servade.com
• Correo electrónico para notificaciones oficiales: alis.vidal@servadesa.com
• Teléfono domicilio principal: (1) 4103725

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2. DEFINICIONES

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a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

d) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido 4 político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

j) Titular de la información: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

l) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

ñ) Fuente de información: Es la persona u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que suministra esos datos, respondiendo por la calidad de ellos, a un operador de información.

o) Operador de información: Es la persona u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.

p) Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

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3. FINALIDAD Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:

La información objeto del tratamiento de datos será obtenida por LA AGENCIA DE ADUANAS SERVADE S.A NIVEL 1, por medio del usuario titular de la información, es decir cliente, proveedor, postulante a oferta laboral, empleado,  practicante y/o aprendiz.

Los datos personales serán utilizados para los siguientes Propósitos:

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FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS DEL CLIENTE:

• Prestarle nuestros servicios relacionados con el objeto social de la empresa y dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en la relación contractual o comercial adquirida.
• Informar de manera oportuna a los clientes la trazabilidad de las operaciones de comercio exterior.
• Informar sobre cambios en la legislación, nueva normatividad y doctrina, noticias pertinentes sobre actividad y sobre el comercio exterior, envío de boletines y demás comunicados para el adecuado desarrollo de su negocio y del servicio contratado.
• Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
• Crear al cliente de acuerdo con las políticas de conocimiento de cliente, haciendo las respectivas revisiones.

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FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DEL PROVEEDOR:

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El tratamiento de los datos se realizará con el fin de contratar con proveedores, que suministren productos o servicios que LA AGENCIA DE ADUANAS SERVADE S.A requiera para el normal funcionamiento de su operación y para la adecuada dotación de sus instalaciones u oficinas. Igualmente tiene como finalidad crear al proveedor en el sistema base de la empresa, pagar los productos o servicios adquiridos, realizar transferencias bancarias asociadas a los servicios prestados a la empresa.

La información primordialmente se obtiene atreves del diligenciamiento de formatos y/o actualización de documentos del proveedor. En el formato de (Habeas Data), el proveedor autoriza para verificar la información suministrada además de procesar, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y/o transmitir principalmente para fines comerciales, administrativos, de contacto y en general para hacer posible la prestación de nuestros servicios, de conformidad con lo reglamentado en la ley de Habeas Data.

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FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS DEL POSTULANTE A OFERTA LABORAL, EMPLEADO, PRACTICANTE Y/O APRENDIZ:

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El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con su postulación a oferta laboral, vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral que surja entre (postulante de la oferta laboral, empleado, aprendiz) y LA AGENCIA DE ADUANAS SERVADE S.A NIVEL 1.

Para el proceso de selección que aplique o para los procesos de selección futuros que abra La Compañía y que resulten acordes a su perfil, en caso tal de encontrarse registrada la hoja de vida: (A) preseleccionar hojas de vida de titulares aspirantes a vacantes ofrecidas, de acuerdo con las evaluaciones y análisis realizados por ésta según sus necesidades de capital humano; (B) adelantar procesos de selección para las vacantes que se produzcan en La Compañía, lo que implica realizar verificación de referencias laborales, personales y de estudio, validación en las diferentes listas restrictivas como lo son (Policía, procuraduría, contraloría, lista clinton, así como en otras fuentes lícitas de información, relacionada con la comisión de conductas punibles, la existencia de antecedentes disciplinarios o penales y la vinculación con actividades de lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno y/o corrupción, entre otras.), visita domiciliaria, exámenes médicos,  y revisión de las bases de datos publicas o privadas para la comprobación de los datos suministrados en la hoja de vida. De la misma manera autoriza la toma de impresiones dactilares con el fin de establecer su plena identidad.

Así mismo, el titular declara que en caso tal de encontrarse suministrando información de un tercero, ha obtenido de manera previa su consentimiento para la comunicación de sus datos personales a La Compañía, para los propósitos de confirmación de referencias, así como para su contacto con las finalidades arriba mencionadas.

LA AGENCIA DE ADUANAS SERVADE S.A almacenara los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados, aprendices en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física solo será accedida y tratada por el Área de Talento Humano. Con la finalidad de administrar la relación contractual entre la Agencia De Aduanas Servade S.A y el empleado.

Los datos personales serán gestionados de forma segura y algunos tratamientos podrán ser realizados de manera directa o a través del responsable. El tratamiento de los datos personales por parte de La Compañía se realizará dando cumplimiento a la Política de Privacidad y Protección de Datos personales ley 1581 de 2012. La Compañía no se obliga en todo caso a informar sobre el resultado de los procesos adelantados, ni a conservar o archivar la información suministrada por el titular aspirante.

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FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS DESPUES DE TERMINADA LA RELACIÒN CONTRACTUAL DE EMPLEADO, PRACTICANTE Y/O APRENDIZ:

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Terminada la relación laboral, cualquiera que fuera la causa, La Agencia De Aduanas Servade S.A, procederá a almacenar los datos personales obtenidos durante el desarrollo de su actividad laboral con la única finalidad de poder emitir las certificaciones labores que se requieran, ya sea directamente por el empleado o por un tercero autorizado por la persona que laboró.

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[1] Respecto a los clientes se informa que en el caso en que el cliente sea una persona jurídica el tratamiento de los datos se hará respecto a las personas naturales con las que se tenga contacto dentro de la persona jurídica, por ejemplo el representante legal o la persona encargada de las operaciones de comercio exterior.

[2] Respecto a los proveedores se informa que en el caso en que el proveedor sea una persona jurídica el tratamiento de los datos se hará respecto a las personas naturales con las que se tenga contacto.

La Agencia De Aduanas Servade S.A, tiene prohibido ceder tal información a terceras partes diferentes a las autorizadas por los titulares, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

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4. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

Respecto a los proveedores se informa que en el caso en que el proveedor sea una persona jurídica el tratamiento de los datos se hará respecto a las personas naturales con las que se tenga contacto.

Los derechos que le asisten al titular de los datos personales suministrados son:
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía, salvo las excepciones previstas en la ley 1581 de 2012.
• Conocer actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañía, en su condición de responsable del tratamiento.
• Ser informado, respecto del uso dado a sus datos personales, por el responsable o el encargado de Servade, con previa solicitud.
• Revocar la autorización otorgada al responsable de Servade y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder a los datos que han sido objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto a la LEY.

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5. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS.

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Los titulares de la información que desean conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la autorización de sus datos ante LA AGENCIA DE ADUANAS SERVADE S.A, deberá enviar una comunicación escrita vía física a Dirección: la Cra. 73 Nº 48-46, o al correo electrónico: servicio@servade.com, en donde manifieste la NO autorización del uso de sus datos personales. Indicando en el asunto del mensaje “Revocatoria – autorización del tratamiento de datos personales”.

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6. MEDIOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS:

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LOS DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS POR LOS CLIENTES:

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• Mediante el diligenciamiento de formatos y/o actualización de conocimiento del cliente y sus documentos soporte.
• Mediante la llamada realizada por el titular de los datos personales al área Comercial, Servicio al Cliente o al Jefe de Cuenta.

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LOS DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS POR EL PROVEEDOR:

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Mediante el diligenciamiento de formatos y/o actualización de conocimiento del proveedor y sus documentos soportes.

 

LOS DATOS SUMINISTRADOS POR EL POSTULANTE A OFERTA LABORAL, EMPLEADO, PRACTICANTE Y/O APRENDIZ:

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• Hoja de vida, diligenciamiento de formatos y/o actualización de conocimiento del empleado y sus documentos soporte (Documento de identidad, certificaciones laborales, certificaciones de estudio, entre otros).

• Para el Caso de el Practicante y/o Aprendiz se solicita la misma documentación y adicionalmente la (carta de presentación del SENA O Universidad).

NOTA: En todos los anteriores casos, clientes, proveedores postulantes a oferta laboral, empleados, practicantes  y/o aprendices para el ingreso a la base de datos respectiva, se debe contar con la autorización de manejo de datos (Habeas Data).

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7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

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Todos nuestros clientes, proveedores, postulantes a oferta laboral, empleados,  practicantes y/o aprendices, tienen la posibilidad de acceder en cualquier momento a sus datos personales, solicitar expresamente, su corrección, actualización o supresión, dirigiendo un email al correo electrónico servicio@servade.com.

En caso dado que se considere que Agencia de Aduanas Servade SA, dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactar a la Agencia de Aduanas Servade SA, a través de una comunicación motivada dirigida a:
alis.vidal@servadesa.com, o a la siguiente dirección en la ciudad de Bogotá: Cra. 73 Nº 48- 46.

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8. MECANISMOS DE SEGURIDAD DISPUESTOS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Agencia de Aduanas Servade SA Nivel 1, mantiene custodia sobre los datos personales e información recolectada de los titulares y el acceso a estos se encuentra restringido, el tratamiento de los datos personales se limita a dar cumplimiento a la finalidad comercial, operativa,  de la Compañía, así como garantizar la correcta prestación de sus servicios.

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9. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN.

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Cualquier cambio sustancial en las políticas, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto o a través de nuestra página web: www.servade.co.

Las comunicaciones se realizarán como mínimo, diez (10) días hábiles antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

Estas políticas rigen a partir del 1 de agosto de 2013 y Agencia de Aduanas Servade SA Nivel 1
Se reserva el derecho a efectuar modificaciones de las mismas, las cuales serán oportunamente comunicadas por este medio a los titulares de los datos personales.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.